Vivências e convivências

Vivências e convivências

quinta-feira, 28 de setembro de 2017

Secretariado Executivo: eu acredito!!



Exerci o secretariado, ensino secretariado, estudo e pesquiso secretariado, leio secretariado, falo sobre o secretariado, discuto secretariado. E quanto mais faço tudo isso, e muitas dúvidas e perguntas ainda tenho a respeito.
E hoje persiste só uma certeza: tanto na área de secretariado como em qualquer outra, o sucesso e êxito profissional acontece para quem tem um planejamento de carreira. E ter planejamento de carreira significa optar um algo que tem a ver com ele mesmo e gostar de fazer isso.
Eu ACREDITO no secretariado!! Porque sempre tive o secretariado como uma profissão. E não como algo passageiro até decidir fazer outra coisa.
O Secretariado é uma profissão; passou por etapas distintas ao longo das transformações do mundo corporativo. Cada etapa esteve ajustada aos padrões de sua época, à mentalidade predominante, às necessidades corporativas, à forma de gerenciamento e de compreensão dos executivos. 

Uma profissão só existe porque existem profissionais que criam a sua identidade/imagem por defenderem e atuarem com profissionalismo, respeito e ética. Pertencimento.

É mensurada por quem lhe dá vida e sentido e quem faz isso são os profissionais, as pessoas que escolhem e optam por exercê-la. Importante frisar que uma profissão me pertence. O cargo que ocupo em uma empresa, é da empresa; faz parte de sua estrutura organizacional. 

Agora, optar por ter uma profissão e a partir disso fazer o planejamento de carreira envolve:

      determinação;

      disciplina da perseverança;

      foco;

      assumir o projeto de vida;

      assumir o controle da vida profissional (ter autoestima, autoconhecimento, autoconfiança);

      investir no aprendizado e na formação;

      e se comprometer com a profissão escolhida.
 

Significa construir a credibilidade profissional. A construção da credibilidade profissional leva tempo. E tudo começa quando se decide ser secretário. Depende da postura que assumimos.

Por intermédio de sua postura, os profissionais refletem e dizem ao mundo corporativo se são profissionais inspirados, engajados, movidos pela superação, que procuram agregar valor ao seu trabalho, ou apenas usam a profissão como um trampolim para algo que nem eles mesmo sabem. 

De que ações o Secretariado precisa para ser bem sucedido/reconhecido?  

Este reconhecimento não vem por acaso. Entendo que demanda, basicamente, as seguintes exigências:

(1) mudança no comportamento dos próprios profissionais, principalmente no que diz respeito ao planejamento de sua carreira profissional;
(2) desenvolvimento de uma cultura de inclusão por parte  dos gestores de talentos de que quem é do secretariado pode sim traçar uma carreira a partir dela;
(3) engajamento dos profissionais no processo de educação continuada e nos planos de carreira das empresas;
(4) autogestão do autoconhecimento > planejamento de carreira.
 

Enfim, são provocações que faço a vocês diante de uma profissão cujos atores estão no centro das relações que regem o mundo corporativo.
 

Comportamento no mundo dos negócios: algumas regras de conduta



       É cada vez maior o interesse em se conhecer as regras de conduta, nem sempre ditas e escritas, que regem o comportamento social e profissional dos membros de uma sociedade ou organização. Por quê? Pelo fato de serem indispensáveis para a convivência num mundo que se torna dia-a-dia mais inquietante e ríspido. 

       O mundo dos negócios, em particular, está requerendo dos seus componentes uma postura profissional elegante que lhes assegure êxito pessoal e profissional ao se relacionar com clientes internos e externos. Ser bem-educado é predicado cada vez mais valorizado na vida como um todo. 

       Você, profissional, está prestando atenção para sua inteligência social? Karl Albrecht em seu livro Inteligência social (2006, M.Books do Brasil Editora) define inteligência social como a habilidade de se relacionar bem com as outras pessoas e conquistar sua cooperação. Essa capacidade, para muitos, é um fator determinante para uma carreira de sucesso. 

       A vantagem competitiva hoje é representada por atitudes e gestos considerados essenciais para solidificar a imagem profissional.  Alguns exemplos: dizer obrigado(a), pedir por favor, com licença, saber se apresentar e cumprimentar as pessoas, comportar-se elegante e corretamente em um almoço de negócios, vestir-se de acordo com a ocasião e o horário, usar o celular sem ser inconveniente. 

   Estamos na era dos relacionamentos, da empresa humanizada. O diferencial de uma organização para outra não está unicamente na tecnologia que ela tem à sua disposição, mas também no relacionamento que tiver com seus clientes, fornecedores, colaboradores.  O conhecimento e a prática correta das regras de etiqueta, ou seja, das boas maneiras e dos bons costumes, geram benefícios imediatos tanto para o profissional que as pratica como para a organização da qual faz parte. Facilita o convívio entre as pessoas por meio de comportamento adequado a cada ocasião e cerimônia. Ajuda a conquistar e manter clientes. Dá ferramentas para trabalhar em equipe e segurança em ocasiões cerimoniosas. E faz o ambiente de trabalho ser mais leve. 

   As atitudes do “ser” elegante são pautadas na educação, na humildade, na discrição, no bom senso, na generosidade, no amor e respeito pelas pessoas, na cortesia, na cordialidade e na hospitalidade. Nós nos preocupamos tanto com processos e procedimentos administrativos, relatórios gerenciais, não que não sejam importantes. Muito pelo contrário. Mas o que dizemos sem dizer uma palavra muitas vezes é o diferencial. Nós afetamos as pessoas com nossa postura, gestos, olhar, expressões faciais e apresentação pessoal. Da mesma forma como elas, também, nos afetam por estas mesmas vias. 

   Para fazer parte do time dos bem sucedidos, recomendamos prestar atenção e tomar cuidado especial com alguns pequenos, mas importantes, detalhes que podem afetar a imagem profissional:  

aperto de mão mole ou esmagador;

impontualidade;

participar de fofocas e fomentar a rádio corredor;

falar de problemas pessoais no trabalho;

apresentação pessoal desleixada;

desrespeitar a privacidade do outro;

repreender uma pessoa em público;

falar em voz alta em ambientes com divisórias;

chamar a pessoa aos gritos;

corrigir a gramática ou a pronúncia de quem estiver falando;

utilizar gírias e palavrões no vocabulário;

apontar coisas ou pessoas com o dedo;

bocejar, tossir, espirrar, assoar o nariz, sem discrição;

usar maquiagem pesada e perfume forte;

“cercar” o chefe no corredor, no elevador, no restaurante para resolver assuntos pendentes.
 

Considerando os pontos citados, você se considera uma pessoa elegante?

 

terça-feira, 19 de setembro de 2017

Atendimento telefônico: profissional e personalizado reforça a prestação de um serviço de qualidade


O atendimento é a empresa. É intangível. É um misto de emoção e razão. E não há possibilidade de devolução ou troca. São afirmações de especialistas.
 
Concordamos que a avaliação do cliente é subjetiva; depende também de seu estado emocional. O cliente espera atitude de quem atende. Sim, o atendimento é um questão de atitude.
 
O que o cliente avalia ao ser atendido?
Educação, simpatia, cortesia, cordialidade, confiança, disposição para resolver seus problemas, compreensão, empenho, comprometimento, polidez, prontidão, profissionalismo, responsabilidade, lealdade, empatia, respeito, gentileza, tratamento personalizado, interesse real em servir, .....
 
A imagem da empresa é refletida no comportamento de quem atende.
 
No atendimento telefônico, quem liga, não interrompe nosso trabalho. É o propósito, é o objetivo de nosso trabalho. Ao menos deveria ser.....!!!! Nós não fazemos favor ao cliente ao atendê-lo. Lembrando Phillip Kotler, "a imagem da empresa se distingue a partir do momento que alguém atende o telefone."
 
Uma empresa - por intermédio de suas áreas de suporte, CRM, vendas, canais de relacionamento, de sua "política comercial" -, está se colocando à disposição do cliente. É como se enviasse um convite para um evento corporativo.
 
Quem faz atendimento pessoal ou telefônico deve conhecer profundamente:
a) a empresa e sua estrutura organizacional;
b) os produtos, os preços praticados;
c) os parâmetros de negociação;
d) os processos e procedimentos administrativos e operacionais do trabalho que exerce;
e) o cliente, acima de tudo e antes de qualquer outro aspecto.
 
Para finalizar, cabe lembrar que a gestão do tempo de quem atende contribui sobremaneira na qualidade da prestação do serviço/atendimento. A organização do local de trabalho, a disposição dos instrumentos e equipamentos, o planejamento das atividades: diferenciando-se o importante daquilo que é urgente.
 
Ops.... e a harmonia entre as relações internas e externas são fundamentais. Uma harmonia que a natureza, a cada novo dia, nos quer ensinar com seus exemplos de elegância e exuberância.
 

 


domingo, 17 de setembro de 2017

Autoconhecimento: jamais abra mão de se conhecer melhor


Pergunte-se:

O que eu gosto e não gosto de fazer?

Quais são meus valores?

O que eu aprecio e não aprecio em mim? E nos outros?

Quem são as pessoas que admiro?

Em quais situações agi ou ajo reativamente e proativamente?

Que qualificação busco? Ou, que qualificação preciso?

Que reconhecimento quero? Ou, que reconhecimento busco ter?


Lembrete: 

Quem pensa, manda.
Quem operacionaliza e processa, obedece.




Valores X atuação profissional


Você agora é o/a gestor(a) da secretaria executiva, que é composta por 5 profissionais.
É responsável pela construção e formação da equipe e criar uma rede de relacionamento interpessoal para garantir um ambiente de trabalho profissional e harmônico.

A secretaria atenderá e assessorará cinco (5) diretores e oito (8) gerentes. A equipe deverá trabalhar em busca do resultado corporativo planejado e agregar valor ao negócio.

Para formar sua equipe de profissionais do secretariado, quais valores você levará em consideração?

De acordo com Keith Harrell, em seu livro Atitude é tudo, editado em 2001, os valores são padrões em função dos quais as atitudes são moldadas. Os valores ajudarão a transformar atitudes em ação.