Gestão de documentos e arquivos

Todos os documentos e processos que circulam nas empresas públicas e privadas necessitam receber um tratamento adequado e correto.

 

Na estrutura curricular dos cursos superiores em Secretariado Executivo esta questão é profundamente estudada (ou pelo menos deveria ser) em disciplina que trata da Gestão da Informação, Documentação e Arquivo.

 

É uma disciplina que aborda, por exemplo, conceitos de gestão de documentos, legislação referencial para documentação, resoluções do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), classificação de documentos; conceito, finalidade, tipos e idade de arquivos, destinação de documentos, tabela de temporalidade e outros assuntos mais.

 

Vamos recordar alguns conceitos e definições básicos da área para evitar que se continue usando a designação de "arquivo morto"?

 

ARQUIVO: Conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
 

ARQUIVO CORRENTE: Formado por documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
 

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO: Formado por documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razão de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.
 

ARQUIVO PERMANENTE: Formado por documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

DOCUMENTO: É toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.

GESTÃO DE DOCUMENTOS: Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
 

 

Estes conceitos foram extraídos do Manual de Procedimentos de Protocolo, Expedição e Arquivos, organizado pela Advocacia-Geral da União e disponível no www.agu.gov.br/page/download/index/id/2661777.

É um Manual que recomendo consultar para quem tem a incumbência de elaborar um projeto para organizar e sistematizar os documentos e arquivos da empresa.

 

Além desse endereço, sugiro acessar a página do CONARQ (http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/) e baixar a política nacional de arquivos que trata da Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de  Arquivo relativos às Atividades-Meio da Administração Pública.

 

Tudo bem que compreende da adoção de um conjunto de normas e procedimentos para disciplinar as atividades relativas aos serviços arquivísticos da administração pública. Contudo, é uma fonte extraordinária para orientar a administração de empresas privadas a implantar sua política de gestão de documentos e arquivos.

 

Por sinal, uma excelente oportunidade para o Secretário Executivo que quer mostrar seu lado intraempreendedor ao propor uma política de gestão documental que melhore e otimize o tempo na procura de documentos.

 

Segundo os especialistas, 15% dos documentos manuseados perdem-se; cada funcionário, em média, perde 12% do seu tempo à procura de documentos na secretaria ou no arquivo. Além de documentos que são misturados a outros, ou "escondidos" na mesa em desordem de chefias e diretorias.

 

Já pensou no GED?

Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos, que consiste em um conjunto de tecnologias que permite a uma organização gerenciar seus documentos em forma digital.

 

Enfim, chegou sua vez de, na próxima reunião da diretoria, apresentar seu projeto de melhora contínua.

 

Sucesso!!