Reunião: quem vai participar?

O resultado do trabalho de um conjunto de pessoas será sempre maior que os resultados que cada um conseguiria individual e isoladamente. Correto?

 

Correto. Porque ouvir as pessoas diretamente envolvidas com um determinado assunto, antes de se tomar decisões que as afetam, é o caminho mais adequado quando se busca uma solução colaborativa para problemas corporativo.

 

A metodologia utilizada para se encontrar a solução colaborativa é a convocação de uma reunião. Quem convocar?

 

Há empresas que recomendam manter o grupo tão reduzido quanto possível, incluindo apenas as pessoas que:

 

a) puderem executar as decisões tomadas na reunião;

b) puderem fazer uma contribuição específica;

c) puderem aprovar as medidas necessárias;

d) tiverem responsabilidade oficial pelo assunto em discussão;

e) puderem organizar uma articulação estratégica;

f) puderem criar uma atitude positiva em relação ao assunto;

g) tiverem uma contribuição pessoal a fazer, do ponto de vista estratégico.

 

O horário para se realizar a reunião também deve ser considerado para o êxito dos objetivos.

Manhã de segunda-feira, a tarde de sexta-feira e o horário após o almoço são momentos em que quem convoca a reunião compete com uma série de acontecimentos alheios à reunião. Produtividade zero.

 

Reuniões de surpresa - só se for para motivar e elogiar a consecução de metas. Caso contrário, os participantes da reunião devem ser convidados com antecedência para que possam se preparar diante do objetivo, do assunto, do papel que terão na reunião e do tempo que demandará sua presença.

 

Quantas vezes você já compareceu a uma reunião sem saber sobre os motivos da reunião, nem verbalmente?