Investindo tempo no relacionamento com o cliente

Talvez muitos de vocês vão achar que este assunto é algo do passado. Há quanto tempo fala-se na importância de se dar uma atenção especial a forma como se atende um cliente, um visitante. Atendimento esse que deve começar pela portaria de uma empresa. No caso, a responsabilidade desse primeiro atendimento é dos vigilantes e das recepcionistas. Isso, sem considerar que muitas empresas nem contam mais com o serviço de recepcionistas. São os vigilantes que gerenciam a movimentação de pessoas nas portarias. São responsáveis por dar as boas-vindas em nome da empresa e causar a primeira impressão.

Geralmente seguem um ritual no início de cada expediente para nada ficar fora de seus olhares sempre atentos a toda espécie de movimentação, quer de pessoas, quer de produtos, quer de mercadorias. O ritual de organização de seu espaço de trabalho inclui:

a) chegar pelo menos 5-10 minutos antes do seu horário;

b) verificar se o ambiente está limpo e arrumado/organizado, iluminado;

c) verificar o funcionamento do portão automático, da cancela, do telefone, da central de alarme;

d) verificar se o computador está ligado; monitor, mouse e teclado higienizados;

e) ter à mão os materiais utilizados para atendimento e registro de visitantes: caneta, folha de registro de visitantes (se ainda não for informatizado), bloco de rascunho, crachás de acesso, folders com os produtos da empresa, mapa de localização interna....

Feito isso, é preparar-se para receber os visitantes e dar-lhes as boas-vindas, cumprimentando com

Bom dia / Boa tarde / Boa noite.

Posso ajudá-lo?

Em que posso ser útil?

Em que posso servi-lo?

E ao se despedir:

Obrigado, Senhor [nome]. Volte sempre. E tenha um bom dia!

Tenha uma boa tarde! E até sua próxima visita.