A escola do processo administrativo

É a escola que define o processo administrativo, bem como o papel dos gerentes, em termos das quatro funções: planejar, organizar, dirigir e controlar, e que tem o engenheiro francês Henri Fayol (1841-1925) como a figura principal na divulgação dessas idéias.

Fayol defende a tese de que toda empresa pode ser dividida em seis funções distintas: técnica, comercial, financeira, de segurança, contábil e administrativa. Alega que a única dessas seis funções essenciais que tem o encargo de constituir atividades e meios para a consecução dos objetivos gerais de uma empresa é a função administrativa, que engloba os elementos de administração, entendidos como sendo as funções do administrador: prever, organizar, comandar, coordenar, controlar. Constituindo-se, portanto, no processo administrativo. Reconhece que a administração deveria ser vista como função separada das demais funções da empresa.


Fayol considerava a empresa como sistema racional de regras e de autoridade e uma vez organizada “seus colaboradores necessitam de ordens para saber o que fazer, suas ações precisam de coordenação e suas tarefas precisam de controle gerencial.” Com a finalidade de orientar a ação dos administradores para uma administração eficaz, Fayol propõe 14 princípios de administração, que são: a divisão do trabalho, a autoridade e a responsabilidade, a disciplina, a unidade de comando, a unidade de direção, a subordinação do interesse particular ao interesse geral, a remuneração do pessoal, a centralização, a hierarquia, a ordem, a equidade, a estabilidade do pessoal, a iniciativa e a união do pessoal.

Em linhas gerais, a divisão do trabalho tem por finalidade produzir mais e melhor, com o mesmo esforço. Fayol defende a tese de que ”o operário que faz todos os dias a mesma peça e o chefe que trata constantemente dos mesmos negócios adquirem mais habilidade, mais segurança e mais precisão e, conseqüentemente, aumentam o rendimento.”

O princípio da autoridade e responsabilidade coloca o gerente como o personagem principal do processo administrativo, com a responsabilidade de administrar seus subordinados. A disciplina consiste na obediência, na assiduidade, na presença e no respeito às regras e acordos estabelecidos entre a organização e seus empregados. A unidade de comando estabelece que cada subordinado tem que ter apenas um superior de quem deve receber ordens para a execução de uma determinada tarefa. De acordo com o princípio da unidade de direção, um único administrador deve dirigir as atividades que visam ao mesmo objetivo.

O interesse individual ou de um grupo de indivíduos não deve prevalecer sobre o interesse da organização é o que ressalva o princípio da subordinação do interesse particular ao interesse geral. A remuneração do pessoal é o prêmio pelo serviço prestado e, para tanto, deve ser justa e satisfazer, ao mesmo tempo, empregador e empregado.

O princípio da centralização diminui a participação dos empregados no processo de decisão, havendo a concentração do poder de decisão no chefe. A hierarquia é a linha de autoridade de uma organização, normalmente representada num organograma, que vai da autoridade superior ao nível menor. “Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar” e “um lugar para cada pessoa e cada pessoa em seu lugar”, é a definição para o princípio da ordem. Já o da eqüidade diz que os administradores devem ser amigos dos empregados e tratá-los com justiça.

Fayol afirma que um empregado precisa de certo tempo para desempenhar bem determinada função e, como conseqüência, uma alta taxa de rotatividade não é aconselhável para a prosperidade de uma organização. Daí defender o princípio da estabilidade de pessoal. Quanto ao da iniciativa, entende que os subordinados devem ter a liberdade de propor e executar seus planos, além de aumentar seu zelo e sua atividade. Para ele, o princípio da união do pessoal, ou o espírito de equipe, é a grande fonte de vitalidade de uma organização.

Ter o entendimento do papel dos executivos nas organizações é fundamental para quem está atuando numa, assim como é igualmente importante atentar para os diferentes tipos de administradores com tarefas e responsabilidades variadas. Os administradores podem ser classificados pelo nível que ocupam na organização e pelo âmbito das atividades organizacionais pelas quais são responsáveis. Os três níveis principais de administração são: alta administração, administração intermediária, administração de primeira linha. (STONER, 1982; MAXIMIANO, 1997).

Esses três níveis principais de administração, por sua vez, são subdivididos em inúmeros escalões gerenciais, dependendo sempre do tamanho, da complexidade e do grau de profissionalização da organização, para garantir o controle. A alta administração, numa organização de grande porte, por exemplo, compreende o executivo principal, denominado, de acordo com a organização, de presidente, superintendente, diretor-geral, seguido dos diretores responsáveis pelas mais diversas áreas: Marketing, Finanças, Comercial, só para mencionar algumas. Além, muitas vezes, de vice-diretores e assessores.

A gerência ou administração intermediária é composta de gerentes de divisão, de departamento, de seção, supervisores, mestres, líderes de turmas, que são as divisões mais comuns encontradas também na administração de primeira linha.
Essa estrutura administrativa complexa, com mais de 10 níveis intermediários, era comum nas organizações até a década de 70.

A característica que define a corporação moderna é sua estrutura administrativa hierárquica. Virtualmente qualquer organograma moderno de uma corporação se parece com uma pirâmide, com a equipe de campo e os operários na parte inferior da hierarquia e uma equipe ascendente de gerentes profissionais subindo na hierarquia, com um presidente no alto da pirâmide. Os funcionários, em cada degrau da escada corporativa, têm atribuições específicas e prestam contas de seu trabalho àqueles imediatamente acima na pirâmide corporativa. Informações vitais são processadas em cada nível e depois levadas para o próximo nível acima até eventualmente alcançar o mais alto nível gerencial que, por sua vez, usa as informações para tomar decisões de comando, que vão sendo transmitidas para a hierarquia abaixo e implementadas em cada nível descendente da estrutura organizacional.

Muitas são as organizações que ainda fundamentam suas idéias e técnicas nas proposições do modelo Taylor-Ford-Fayol. Um modelo de organização e administração que fragmentou os empregos com a estruturação rígida de cargos e da divisão do trabalho, criando o trabalhador especializado (aquele que só executa uma única atividade); preparou a juventude para o trabalho através de currículos padronizados e dividiu o conhecimento em disciplinas especializadas; instituiu o sistema de produção móvel; profissionalizou a administração com o nascimento de novas espécies de especialistas como executivos, presidentes, administradores, coordenadores, gerentes, que passariam a ser os personagens principais do processo administrativo; excluiu grande parte dos trabalhadores dos processos de decisão, ficando unicamente a cargo dos especialistas; desencadeou a padronização e com ela a produção em massa.
Em suma, foi um modelo que mudou, radicalmente, na década de 20, o modo como as organizações produziam bens e serviços.



Fonte:

WAMSER, Eliane. O impacto das mudanças organizacionais na profissão de secretário e a contribuição do estágio supervisionado em sua formação. 208f. 2000. Dissertação (Mestrado em Educação), Universidade Regional de Blumenau, Santa Catarina, 2000.